Databeskyttelse

Her kan du læse om, hvordan Solrød Kommune håndterer personoplysninger

I Solrød Kommune har vi fokus på at give dig den bedste service, og i den forbindelse har vi ofte brug for at behandle personoplysninger. Det gælder både informationer om borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

Vi har stort fokus på, at dine oplysninger bliver behandlet sikkert, og her på siden kan du læse om, hvordan du kontakter Solrød Kommune og samtidig bedst muligt beskytter dine personoplysninger, samt hvordan vi behandler dem.

Solrød Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, du har sendt til os. Du finder vores kontaktoplysninger nederst på siden. 

For at kunne passe på dine personoplysninger er det bedst, hvis du bruger dit MitID og kontakter os via Digital Post via borger.dk i stedet for at sende en mail. Det skyldes, at en mail som udgangspunkt ikke er en sikker måde at kommunikere på, og andre kan derfor få adgang til dine personoplysninger, hvis du vælger at sende dem via e-mail.

Du er naturligvis også velkommen til at ringe, sende et brev eller kigge forbi Borgerservice.

Som kommunal myndighed kan vi behandle forskellige typer og kategorier af personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver. Det er altid kun de nødvendige oplysninger, som vi behandler.

Kategori Beskrivelse
Almindelige, ikke-fortrolige personoplysninger Oplysninger, som i forvejen er offentligt tilgængelige i tingbøger, på internettet og lignende. Det er oplysninger som fx navn, adresse og telefonnummer mv.
Almindelige, fortrolige personoplysninger

Oplysninger om CPR-nummer samt:

Sociale problemer, økonomiske forhold, familieforhold, ansøgninger og verserende sager, ønsker om institutionstype, eksamenskarakterer og bedømmelser, sygdomsperioder, begrundelse for fravær, særlige undervisningsforanstaltninger og dispensationer i forbindelse med undervisning mv.

Følsomme personoplysninger

Oplysninger som er defineret i databeskyttelses-forordningen artikel 9, stk. 1:

  • Race og etnisk oprindelse
  • Politisk overbevisning
  • Religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Genetiske data
  • Biometriske data med henblik på entydig identifikation
  • Helbredsoplysninger
  • Seksuelle forhold eller seksuel orientering
Oplysninger om strafbare forhold Oplysninger om straffedomme, lovovertrædelser og tilknyttede sikkerhedsforanstaltninger.

Vi indsamler oplysninger fra forskellige kilder, fx:

  • Direkte fra dig som borger
  • Offentlige myndigheder eller virksomheder
  • Offentligt tilgængelige registre, fx SKAT
  • Andre borgere

Hvis vi modtager oplysninger fra andre, bliver du informeret om det i forbindelse med din sag.

Som offentlig myndighed behandler Solrød Kommune personoplysninger i henhold til gældende lovgivning. Vi benytter typisk følgende lovgrundlag:

  • Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e
  • Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f og g
  • Databeskyttelseslovens, § 8, stk. 1 og stk. 2 om oplysninger om strafbare forhold
  • Databeskyttelseslovens § 10 om statistiske eller videnskabelige undersøgelser
  • Databeskyttelseslovens, § 11, stk. 1 om brug af personnumre

Der kan i konkrete situationer være forhold, hvor kommunen anvender et andet eller evt. supplerende retsgrundlag.

I Solrød Kommune anvender vi undertiden billeder og video fra kommunens institutioner og afdelinger i forskellige sammenhænge. På den måde kan vi dokumentere hverdagens små og store begivenheder, og gennem billeder og video kan vi fortælle de gode historier via forskellige medier.

Du kan læse mere om vores behandling af dine personoplysninger ved offentliggørelse af billeder og video her.

Vi videregiver kun dine oplysninger, hvis det er nødvendigt for vores opgaver, eller hvis vi er forpligtet til det i henhold til gældende lovgivning. I nogle tilfælde er vi forpligtet til at indberette oplysninger til andre myndigheder, f.eks. SKAT eller Undervisningsministeriet.

Vi kan også videregive eller overlade personoplysninger til andre kommuner eller til samarbejdspartnere og leverandører, der leverer produkter og ydelser til kommunen og kommunens nuværende eller tidligere borgere.

Overførsel til lande uden for EU/EØS

I visse tilfælde overfører vi personoplysninger til lande uden for Danmark, EU og EØS. Hvis vi benytter databehandlere i tredjelande, stiller vi ekstra høje sikkerhedskrav og har ekstra bevågenhed omkring databeskyttelse.

Hvis vi overfører oplysninger til lande uden for EU/EØS, vil vi altid sikre, at der er de fornødne garantier, hvilket indebærer, at landet/landene eller virksomheden af EU-kommissionen er vurderet til at, der generelt er sikret et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau enten via lovgivning eller via andre foranstaltninger.

Hvis landet/landene eller virksomheden ikke er vurderet til, at der er sikret et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil vi sikre, at der er opnået fornødne garantier for beskyttelse af personoplysninger ved brug af EU-kommissionens standardkontrakter.

Statistiske eller videnskabelige undersøgelser

Vi kan videregive personoplysninger i forbindelse med forskning i form af statistiske eller videnskabelige undersøgelser.

Offentliggørelse

Nogle af Solrød Kommunes afgørelser bliver offentliggjort i portaler eller på vores hjemmeside, fordi det er et lovkrav f.eks. i forbindelse med en høringsproces. Desuden offentliggøres de fleste byggetilladelser på Weblageret med ansøgers navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og matrikelnummer.

Følgende centre i Solrød Kommune behandler personoplysninger. I alle centrene behandles der personoplysninger fra alle overordnede kategorier; almindelige personoplysninger, følsomme personoplysninger, fortrolige personoplysninger herunder CPR-numre.

Herunder er en oversigt over de hyppigst behandlede personoplysninger inden for hvert center.

Center Behandler oplysninger om navn, adresse, e-mail, telefon- og CPR-nummer samt
Center for Sundhed og Omsorg Helbredsoplysninger, medicinske oplysninger, familieforhold, sociale forhold, etnicitet, foto og video, religiøse og filosofiske overbevisninger mv.
Center for Børn og Familier Familieforhold, sociale forhold, børnefaglige undersøgelser, helbredsoplysninger, kontooplysninger, religiøs overbevisning, etnicitet mv.
Center for Skoler og Dagtilbud Faglige kvalifikationer, sociale forhold, familieforhold, foto og video, etnicitet, religiøs overbevisning, indkomstforhold, helbredsoplysninger mv.
Center for Kultur og Fritid Interesser, kontooplysninger, foto og video mv.
Center for Borgerservice, Job og Social Faglige kvalifikationer, sociale forhold, uddannelsesmæssige oplysninger, økonomiske forhold, boligforhold, CV, helbredsoplysninger, valgoplysninger, værgemålsoplysninger, medlemskab af folkekirken, strafbare forhold, biometri mv.
Center for By og Bæredygtighed Ejerforhold, matrikelnummer, økonomiske forhold, foto og video, helbredsoplysninger mv.
Center for Økonomi og Indkøb Kontooplysninger, CVR-nr., mv.
Center for Politik og Digitalisering Politisk overbevisning, statsborgerskab, etnicitet, erhverv, religiøs eller filosofisk overbevisning, IP-adresse, cookiesamtykke mv.

Du har en række rettigheder som registreret.

Du kan læse mere om dine rettigheder nedenfor eller på Datatilsynets hjemmeside.

Ret til oplysning

Du har ret til at blive oplyst, når vi indsamler personoplysninger om dig eller snarest muligt derefter. Retten gælder uanset om oplysningerne kommer direkte fra dig eller en anden. Du har ret til at få oplyst formålet med behandlingen samt andre informationer, der kan give dig et overblik over, hvad kommunen anvender dine personoplysninger til.

Ret til indsigt

Formålet med indsigtsretten er at give dig mulighed for at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. Indsigtsretten indebærer, at du har ret til at få oplyst bl.a., om vi behandler oplysninger om dig, og hvilke oplysninger der behandles.

Indsigtsret er ikke det samme som ret til aktindsigt. Indsigtsreglerne giver dig ret til indsigt i, hvad der er registreret om dig selv, herunder bl.a. formålet med behandlingen af oplysningerne, hvor oplysningerne stammer fra, hvem oplysningerne videregives til m.v.

Aktindsigtsreglerne giver dig ret til aktindsigt i et specifikt dokument eller en specifik sag. Vi er forpligtede til at behandle din anmodning efter den retsstilling, der stiller dig bedst.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige eller vildledende oplysninger om dig selv rettet.

Kommunen er imidlertid underlagt en notatpligt for at dokumentere grundlaget, som en afgørelse er truffet på. Vi må derfor som udgangspunkt ikke fjerne oplysninger, når først de er indgået i en sag.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle frist for sletning indtræffer.

Der vil være mulighed for at få slettet dine oplysninger, hvis de ikke indgår i en sag – eksempelvis hvis du anmoder om at blive frameldt en service.

Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Vi vil ved modtagelsen vurdere, om din indsigelse er berettiget, herunder nødvendigheden af vores behandling af oplysningerne.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Når vi behandler personoplysninger om dig, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger.

Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre vores opgaver. Dine personoplysninger bliver som regel opbevaret lige så længe som den sag, de indgår i, hvilket i de fleste tilfælde er 5 år regnet fra det tidspunkt hvor din sag lukkes.

Der kan være længere eller kortere slettefrister reguleret i lovgivningen.

Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet, inden vi må slette dem. Afleveringen af personoplysninger til Rigsarkivet reguleres af arkivloven.

Hvis du har spørgsmål om Solrød Kommunes generelle håndtering af personoplysninger eller dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer.

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over sagsbehandling, eller klage over en afgørelse, kan du enten følge klagevejledningen, som fremgår af afgørelsen, eller henvende dig til kommunen.

Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på telefon 36393675 alle hverdage kl. 12.00-13.00 eller på mail solrod.dpo@solrod.dk. Hvis det er nødvendigt at sende følsomme eller fortrolige personoplysninger til databeskyttelsesrådgiveren, skal du anvende Digital Post. Du kan sende din besked via Digital Post her eller anvende følgende QR-kode: 

  Ved at scanne QR-koden kan du sende en besked til Solrød Kommunes databeskyttelsesrådgiver via Digital Post

Vær opmærksom på, at myndigheden er angivet som Hvidovre Kommune, da databeskyttelsesrådgiveren sidder i Hvidovre.

Du har også mulighed for at sende et brev til Solrød Kommune, Solrød Center 1, 2680 Solrød Strand. Brevet skal stilles til "Databeskyttelsesrådgiveren i Solrød Kommune".

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgivernes rolle på Datatilsynets hjemmeside.

Kommunens databeskyttelsesrådgiver er ikke klageinstans i forhold til eventuelle klager over kommunens håndtering af dine personoplysninger. Det er Datatilsynet, der er klageinstans.

Du kan klage til Datatilsynet over Solrød Kommunes behandling af dine personoplysninger.

Bemærk: Datatilsynet ønsker, at du - inden du klager - tager kontakt til kommunen.

Du skal derfor kontakte det center, der har behandlet dine personoplysninger, før du klager til Datatilsynet.

Her finder du klagevejledningen på Datatilsynets hjemmeside

Klagen til Datatilsynet kan sendes på e-mail til dt@datatilsynet.dk eller ved at sende et brev til:

Datatilsynet

Borgergade 28, 5. sal

1300 København

Kontakt

Center for Politik og Digitalisering

Telefon: 56 18 20 00

Vi anbefaler, at du bruger sikker mail, når du skriver til os.

Skriv via Borger.dk (Borger)

Skriv via Virk.dk (Virksomhed)